Heute wenden wir uns ganz speziell an alle, die mit großem Können und viel Herzblut ihr Unternehmen als guter Fachmann vorantreiben. In ihrem Kerngeschäft macht Ihnen niemand etwas vor. Fachlich wissen Sie genau, was sie tun und welches Risiko Sie mit jeder Ihrer Handlungen eingehen. Doch neben dem Fachwissen gilt es gesetzliche Rahmenbedingungen zu beachten. Die Flut an Gesetzen und Verordnungen ist so groß, dass sie vielfach gar nicht wissen, welche Bestimmungen auf Ihr Geschäft Anwendung finden und welches Risiko Sie eingehen, wenn Sie diesen Dingen nicht in ausreichendem Maß Aufmerksamkeit schenken. Ob als Kleinunternehmer, Online-Shop-Betreiber, Handwerker, Existenzgründer, etc., können Sie unmöglich jeden Paragraphen im unendlichen Dschungel unserer Bürokratie kennen. Was ist für Sie relevant? Worin liegt ein hohes, ggf. existenzgefährdendes Risiko?

Unternehmer sind aktiv, unternehmen etwas und gestalten. Darin sind sie stark. Das zeichnet sie aus! Alles beginnt mit einer Idee. „Das könnte funktionieren… Ich habe gute Voraussetzungen… Also, was hindert mich es zu probieren?“ Und schon geht es los! Gerade in den ersten Monaten ist die Schaffenskraft besonders ausgeprägt. Es geht voran! Im Focus steht ausschließlich der Unternehmenszweck. Das Kerngeschäft, wie man heute so gern sagt. Die Entwicklung schreitet spürbar voran. Der Erfolg ist zum Greifen nah! Doch dann gibt es häufig Rückschläge in Form der Nichtbeachtung von gesetzlichen Regelungen, die zwingend zu beachten sind. Ähnlich den Hygieneregeln in der Gastronomie, sind diverse Bestimmungen zu beachten und einzuhalten. Andernfalls drohen zum Teil empfindliche Strafen, im schlimmsten Fall das „Aus“ für das neue Unternehmen, das so vielversprechend begann. Die Hygiene-Regeln im Umgang mit anderen Menschen bzw. Kunden betreffen den Umgang mit Kundeninformationen und ganz besonders das Management personenbezogener Daten.

Datenschutz-Sammelklagen und Sensibilität von Verbrauchern in Bezug auf Datenschutz. Corona treibt die Digitalisierung in Deutschland voran. Immer mehr Menschen kaufen im Internet ein oder arbeiten mobil im Homeoffice. Digitale Datentransfers personenbezogener Daten gehen damit einher. Aber wie steht es um den Schutz dieser Daten vor Missbrauch? Im Rahmen der DGSVO ist gesetzlich festgelegt, wie mit personenbezogen Daten umzugehen ist. Es bestehen Informations- und Zustimmungspflichten, die von den betroffenen Personen einzuholen sind, bevor Daten übermittelt oder weiterverwendet werden.

Datenschutzbeauftragter - intern oder extern? Traditionell bestellen viele Firmen immer noch ihren eigenen Datenschutzbeauftragten. Das ist gute Praxis und daran ist gar nichts zu beanstanden. Allerdings ist neben den Kosten des internen Datenschutzbeauftragten auch die Haftungsfrage zu berücksichtigen. Das wird häufig vergessen und führt häufig zu vermeidbarem Ärger, wenn es mal nicht so reibungslos läuft oder gar ein Datenschutzverstoß zu beklagen ist. Warum also nicht internes Wissen mit einem externen Datenschutzbeauftragten kombinieren? Sie gewinnen aktuellen Input, Kostentransparenz und die Haftung liegt beim externen Datenschutzbeauftragten!

Einzelheiten zu Aufgabenbereichen, Zuständigkeiten, Kompetenzen, Einrichtungen, Zusammenarbeit und Unabhängigkeit sind in der DSGVO geregelt. Die Aufsichtsbehörden von Bund und Ländern stimmen sich im Rahmen von Konferenzen ab. Auf der Grundlage von Arbeitskreis-Tagungen werden Entschließungen, Beschlüsse, Orientierungshilfen, Standards, Stellungnahmen etc. verabschiedet. Ergänzend zu den Aktivitäten auf Europa- und Bundesebene findet man auch in den einzelnen Bundesländern Landesdatenschutzbeauftragte und Aufsichtsbehörden für den öffentlichen und nicht-öffentlichen Bereich. Gute Kenntnis des Zusammenspiels von Behörden und der Institutionen auf Bundes- bzw. Länderebene sind sowohl pro-aktiv als auch zur Heilung bzw. Schadensbegrenzung von großer Bedeutung. Unsere Experten pDatix verfolgen die Arbeit in diesen Gremien. So sind sie gut informiert.

Personell ist die Verantwortlichkeit klar geregelt und mangelndes Fachwissen schützt nicht vor der Verantwortung gegenüber Geschädigten und den Aufsichtsbehörden, die unmissverständlich Fehlverhalten abstrafen. Image-Schäden, die damit einhergehen, sind häufig irreparabel, denn einmal verlorenes Vertrauen ist schwer zurückzugewinnen. Eine gute Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten sollte selbstverständlich und Teil unserer Gesellschafts- und Unternehmenskultur sein. Dazu gehören ganz wesentlich geordnete Prozesse in der Bearbeitung personenbezogener Daten, klare Archivierungsregeln und nicht zuletzt flexible Auskunftsprozesse. Dem Recht auf Auskunft sollten Sie durch geeignete Prozesse Rechnung tragen und bei berechtigtem Interesse die notwendigen Unterlagen für eine qualifizierte Auskunft bereitstellen können. Dabei ist darauf zu achten, dass diese Informationen

Neu im Angebot bei pDatix: Datenschutzmediation. Brauchen wir Menschen Konflikte für unsere Entwicklung? Geschäftsführer Robert Jeffares spricht Klartext: „Oft entscheiden sich Unternehmen erst für die Einbindung eines externen Datenschutzbeauftragten, wenn es akuten Bedarf in Form eines Datenschutzvorfalls gibt. Dabei kann man mit vorbeugender Systemgestaltung sich so viel Geld und Konflikte ersparen.“ Die Praxis zeigt, dass derartige Eingriffe nicht nur viel Zeit, sondern auch sehr viel Geld kosten. Aber alles ist nahezu sinnlos, wenn Sie es nicht gleichzeig schaffen, die mit dem Vorfall einhergehenden Beschädigungen der Reputation bzw. die meist unausweichlichen interpersonellen Konflikte zu lösen.

Machen Sie im Zuge der Corona-Krise per E-Mail auf Ihre Leistungen aufmerksam, wie sie aktuell für Ihre Kunden da sind. Beachten Sie: Für E-Mail-Werbung an Bestandskunden bedarf es keiner gesonderten Einwilligung. Nach der DGSVO besteht beim Direktmarketing ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung personenbezogener Daten. Bei Neukunden dagegen brauchen Sie eine Einwilligung für ihre E-Mail-Werbung! Für die Speicherung von personenbezogenen Daten brauchen Sie nicht in jedem Fall eine Einwilligung. So erfordern gesetzliche Verpflichtungen (z.B. Aufbewahrungspflichten für steuerliche Zwecke) oder ein berechtigtes Interesse die Speicherung. Ein berechtigtes Interesse, dass die Speicherung von Daten rechtfertigt, kann beispielsweise aus der Anbahnung einer vertraglichen Beziehung bzw. einem Vertrag resultieren.